Descubre los mejores 12 trucos de Google Drive para aumentar la productividad en tu día a día.
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Trucos Google Drive: 12 trucos poco conocidos que cambiarán tu productividad

Google Drive es mucho más que almacenamiento en la nube: es una herramienta poderosa llena de funciones desconocidas. Descubre estos 12 trucos y lleva tu productividad al siguiente nivel.

Rubén Merino

Google Drive no es solo un lugar para almacenar archivos; es una herramienta multifacética que, si sabes aprovecharla, puede transformar por completo tu forma de trabajar, organizarte y ser más productivo. Desde estudiantes y profesionales hasta grandes empresas, millones de usuarios confían en esta plataforma para gestionar su día a día.

Pero, ¿sabías que Google Drive esconde un sinfín de funciones avanzadas que pasan desapercibidas para la mayoría? Además de ser intuitivo y accesible, tiene trucos que pueden ayudarte a ahorrar tiempo, facilitar tareas complicadas y sacarle el máximo partido a tus archivos en la nube.

En este artículo te presentamos 12 trucos poco conocidos, pero tremendamente útiles, que te convertirán en todo un experto de Google Drive. Prepárate para aprender a escanear documentos sin un escáner, traducir textos al instante, recuperar versiones antiguas y hasta personalizar tu Drive como nunca antes.

Porque Google Drive no es solo una nube: es una caja de herramientas esperando a ser descubierta.

1. Convierte imágenes y PDF en texto editable

Tienes un PDF que necesitas editar o una imagen con texto que te gustaría copiar? Con Google Drive, no necesitas programas adicionales ni costosos. Esta función aprovecha la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para transformar cualquier archivo en un documento editable en segundos.

  • Haz clic derecho sobre el archivo en Drive.
  • Selecciona «Abrir con» y elige «Documentos de Google».
  • El sistema reconocerá automáticamente el texto y lo convertirá en un archivo editable.

2. Añade aplicaciones a tu Google Drive

¿Sabías que puedes ampliar las funciones de Google Drive añadiendo aplicaciones? Desde herramientas de edición avanzadas hasta gestores de proyectos, esta opción convierte a Drive en mucho más que un simple almacenamiento en la nube.

  • Pulsa «Nuevo» en la pantalla principal.
  • Haz clic en «Más» > «Conectar más aplicaciones».
  • Explora y añade extensiones según tus necesidades, desde diagramadores hasta editores avanzados.

3. Traduce documentos sin salir de Drive

No necesitas salir de Google Drive para traducir textos en cuestión de segundos. Esta función es ideal para estudiantes, profesionales o cualquier persona que necesite romper la barrera del idioma de manera rápida y sencilla.

  • Abre el documento en Drive.
  • Ve a «Herramientas» > «Traducir documento».
  • Asigna un nombre, selecciona el idioma y tendrás una copia traducida al instante.

4. Trabaja sin conexión

No siempre tenemos conexión a internet, pero eso no significa que tengas que interrumpir tu trabajo. Google Drive te permite preparar tus archivos para acceder a ellos incluso cuando estés offline, asegurando que siempre estés listo.

  • Accede al icono de la rueda dentada (Configuración).
  • Activa «Sin conexión» en la sección General.
  • Instala la extensión «Documentos de Google sin conexión» para habilitar esta opción.

5. Escanea documentos con tu móvil

Olvídate de los escáneres tradicionales. Con la app de Google Drive en tu móvil, puedes digitalizar documentos al instante y guardarlos en la nube para acceder a ellos desde cualquier lugar.

  • Abre la app de Google Drive en tu smartphone.
  • Pulsa «Nuevo» y selecciona «Escanear».
  • Toma una foto del documento, ajusta el tamaño y guárdalo como PDF en tu nube.

6. Usa plantillas prediseñadas

Crear documentos desde cero puede ser tedioso. Con las plantillas prediseñadas de Google Drive, puedes ahorrar tiempo y empezar cualquier proyecto con una base profesional en segundos.

  • Ve a «Nuevo», selecciona el tipo de documento y pulsa «De una plantilla».
  • Elige entre opciones como currículos, informes o presupuestos.

7. Personaliza tus carpetas con colores

Dale un toque personal a tu Google Drive organizando tus carpetas por colores. Además de ser visualmente atractivo, este truco mejora la navegación y te ayuda a encontrar lo que necesitas con rapidez.

  • Haz clic derecho sobre una carpeta y selecciona «Cambiar color».
  • Asigna colores para identificar categorías, proyectos o prioridades.

8. Comparte archivos rápidamente con un enlace

¿Necesitas enviar un archivo de forma rápida y sin complicaciones? Google Drive facilita el proceso con la opción de compartir documentos a través de enlaces, eliminando pasos innecesarios.

  • Haz clic derecho sobre un archivo, selecciona «Compartir» y pulsa «Copiar enlace».
  • Envía el enlace por correo o chat, y el receptor podrá acceder al documento al instante.

9. Recupera versiones anteriores de tus documentos

¿Te arrepentiste de un cambio? No te preocupes, Google Drive guarda versiones antiguas de tus documentos para que puedas recuperarlas fácilmente y trabajar sin miedo a cometer errores.

  • Abre el archivo y ve a «Archivo» > «Historial de versiones».
  • Selecciona la versión que necesitas y haz clic en «Restablecer esta versión».

10. Gestiona el historial de ediciones de tus documentos

¿Cambios importantes? Google Drive lo registra todo:

  • Accede al Historial de versiones como en el truco anterior.
  • Nombra las versiones para un seguimiento más claro y accede a cada cambio realizado.

11. Extensión para Chrome: Guardar en Google Drive

¿Te encuentras algo interesante navegando? Guárdalo directamente:

  • Descarga la extensión «Guardar en Google Drive» desde la Chrome Web Store.
  • Con un clic, podrás enviar archivos o capturas directamente a tu Drive.

12. Digitaliza documentos con facilidad

Si aún no tienes escáner, no te preocupes:

  • Usa la función «Escanear» en la app móvil de Drive.
  • Captura documentos, ajusta el formato y guárdalos en segundos.

Con estos 12 trucos, Google Drive deja de ser simplemente una herramienta de almacenamiento para convertirse en un aliado clave en tu día a día. Desde facilitar tareas básicas como traducir documentos o escanear archivos hasta ofrecer opciones avanzadas como gestionar versiones o trabajar sin conexión, sus funcionalidades están diseñadas para hacer tu vida más eficiente y organizada. Explorar estas opciones no solo te permitirá ahorrar tiempo, sino también sacar el máximo provecho de una herramienta que millones de personas usan a diario, pero pocos conocen en profundidad. ¿A qué esperas para ponerlos en práctica? ¡Convierte Google Drive en tu mejor herramienta de trabajo!

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